OVN LLC Policies and Procedures for Owner/Operators

English version / Русская версия ниже

This document is an integral part of the contract between OVN LLC and the owner/operator. It outlines the key operating procedures and driver requirements for the receipt, transportation, and delivery of cargo on behalf of OVN LLC. This document aims to prevent misunderstandings between the driver and the company. Application Requirements

Drivers are required to install the OVN Drive app and remain logged in throughout the entire route during the delivery process.

Exclusive Use of Vehicle

Upon accepting cargo, the broker gains exclusive rights to use your vehicle and the cargo area's total weight and full capacity as declared during the registration.
No additional cargo from third parties or companies may be present in the cargo area during pickup or delivery. Violating this rule may result in penalties of up to 100% of the contract value and account suspension.

Prohibition of Double Brokerage

Drivers may not transfer cargo to third parties or other companies for delivery. In such cases, the dispatcher will notify the broker and law enforcement, reporting the cargo as stolen. This action may lead to administrative or criminal liability.

Tracking Requirements

If the broker requires additional tracking software installed, drivers must install and maintain it as active throughout the route.
Disabling geolocation or the phone may result in penalties ranging from 5% to 25% of the contract value.

Personal Protective Equipment (PPE)

When the broker requires, drivers must wear personal protection equipment (PPE). Photo evidence must be provided before loading and unloading.

Pre-Bid Responsibilities

Drivers will receive all cargo information through the OVN Drive app.
Before placing a bid, drivers must:

Verify the ZIP codes and distances using available tools or software.
Confirm pickup and delivery dates, times, cargo weight, and volume.
Read all comments (NOTES) provided. If the driver does not clarify or ask questions about the cargo, it will be assumed that all details are understood and accepted.
Address any language barriers, abbreviations, or broker requests with the dispatcher before bidding.

Drivers may cancel a bid within 10 seconds before sending it to the broker because the app allows them to cancel it if the driver sees any discrepancies not spotted during the bid process. The corresponding timer starts to count after you hit the send bid button

Afterward, the bid is considered live and visible to brokers.

Post-Bid Responsibilities

Once a bid is placed, the driver commits to picking up and delivering the cargo on time and in good condition.
Drivers cannot place bids on multiple loads simultaneously.
If the driver wins a bid, they cannot cancel the load. OVN LLC reserves the right to suspend or delete the driver’s account.

Communication Requirements

After receiving pickup information, the driver must confirm receipt and provide the dispatcher with an estimated time of arrival (ETA).
Drivers must update the dispatcher on:

Arrival at the pickup location.
Completion of loading (with photos of secured cargo and documents).
Any unexpected or extended stops during transit (over 30 minutes, including the ZIP code and resumption time).
Completion of delivery (including the receiver’s name, date, and time).

Drivers must email a scanned copy of the Proof of Delivery (POD) in PDF format within 2 hours of delivery to POD@OVN.LLC. The email subject line should include the unit number and the states involved (e.g., POD UNIT #0000 TX-IL).

Penalties for Non-Compliance

Failure to adhere to these requirements may result in fines ranging from 5% to 50% of the contract value.

White glove service / physical Loading/Unloading

f white glove delivery and physical assistance are required at the loading or unloading site, drivers must inform the dispatcher and wait for confirmation before proceeding. Additional services will only be performed if explicitly confirmed by the broker.

This document is binding, and by placing a bid or accepting a load, the driver agrees to all stated terms and conditions.

Additional Payments and Abbreviations

Detention

Important: If the driver has a specific scheduled loading time but arrives earlier or if there are loading/unloading timeframes, detention time starts only after the scheduled time in the load confirmation.
Waiting less than 2 hours is not compensated.
Compensation for detention is $20 per hour starting from the third hour. The maximum detention payment is $160 (up to 8 hours).

TONU/Cancel

If a load is canceled within the first 30 minutes of receiving the information, no payment is made.
Guaranteed payment for a canceled load is $75.

Layover

A $75 layover fee is applicable if the driver must wait more than 8 hours to load or unload.
Note: If there is a specific delivery time and the driver arrives early, they may not be unloaded before the scheduled time.

Important Note

Layover, Detention, and TONU are mutually exclusive. Drivers can receive only one of these payments for a specific load.

Manual Loading/Unloading

If assistance is required for loading or unloading, the driver must inform the dispatcher and record this on the documentation.
The driver must not handle the cargo without prior confirmation from the dispatcher.
Compensation Rates:

For cargo weighing 100–250 lbs: $25.
For cargo weighing 500–1,500 lbs: $1 per 10 lbs.
For cargo over 1,500 lbs: $150.

Breakdowns / Repairs / Out of Service

Drivers must notify the dispatcher immediately in case of any breakdown or malfunction.
Actions required:

Attempt to reach the nearest service station via the shortest route.
Provide evidence of the breakdown (photos of the faulty part and the dashboard alert “Check Engine”).
Do not attempt to continue driving with a malfunction.
Keep all repair receipts after completion of the repair.
Submit repair and towing receipts if the breakdown occurs during delivery.

Accidents

What to do in case of an accident:

Seek medical assistance if necessary and contact the appropriate services (ambulance, police, firefighters).
Report the incident to the dispatcher immediately and follow their instructions.
Collect witness information, including names, addresses, and contact details.
Obtain the following information from the police and all parties involved:

Officer’s name and badge number.
Case number.
Insurance policy details of the other party.
Contact information, including phone and email.

Stick to the facts. Do not admit fault unless it is evident.
Avoid involving unnecessary parties in the situation.
The driver must provide all documentation related to the accident (insurance, license photos, registration).
If procedures are not followed:

Financial responsibilities may be transferred to the driver or his insurance provider.
If the driver is found at fault, all expenses must be covered by their insurance company.

Damaged Cargo

Take all precautions to avoid financial liabilities:

Inspect the cargo during loading. Report any damages to the dispatcher immediately and document them with photos.
Notify warehouse staff at the loading site of any issues.
Ensure all damage information is recorded in the Bill of Lading (BOL).
Always secure the cargo with straps to prevent movement during transit.
Be vigilant during loading and unloading to ensure accurate details.
Keep track of your time and count all pieces of equipment received and if it matches BOL.

If procedures are not followed:

Financial responsibilities may be transferred to the driver.
If the driver is found at fault, all expenses must be covered by their insurance company.

This document outlines key responsibilities to ensure compliance and minimize risks. By accepting a load, the driver agrees to all stated conditions.

Русская версия / English version above

Данный документ является неотемлимой частью контракта между компанией OVN LLC и овнер/оператором и описывает основные процедуры работы и требования к водителю при получении, транспортировке и доставке грузов, полученных от имени нашей компании, и служит для предотвращения разногласий между водителем и компанией OVN LLC.

Для работы с компанией OVN водитель обязан установить приложение OVN Drive, и быть залогиненным в просессе доставки груза на протяжении всего маршрута
При получении груза водитель понимает что брокер получает право на использование вашего автомобиля на эксклюзивных правах и в полном обьеме грузового отсека который вы указали при регистрации. Никаких дополнительных грузов от третьих лиц либо компаний не может находиться в грузовом отсеке на момент пикапа или доставки. Данные действия могут привести к штрафу в размере до 100 процентов от стоимости контракта на перевозку и блокировка аккаунта.
Водитель не может передавать груз третим лицам или компаниям для доставки (Double Brokerage). В данной ситуации диспетчер уведомит брокера и правоохранительные органы о том что груз был похищен Данное действие может повлечь административную либо уголовную ответственность.
В случае дополнительных условий от брокера водитель обязан установить трекинг который необходим брокеру а так же держать трекинг всегда активным. В случае если водитель выключит геолокацию либо телефон компания оставляет за собой право оштрафовать водителя на сумму от 5 до 25 процентов от стоимости контракта на груз.
Обязательным является наличие PPE (персональные средства защиты), их использование с предоставлением подтверждения (фотографии) перед загрузкой и разгрузкой.
Водитель получает всю доступную информацию о грузе через приложение OVN Drive. Перед отправкой ставки водитель ОБЯЗАН убедится в правильности установленого зип кода и уточнить расстояние до места загрузки и места выгрузки любыми доступными программами и средствами и в случае разногласий уточнить все у диспетчера, в случае постановки ставки водителю предоставляется возможность отменить груз в течении 10 секунд так как программа имеет таймер перед тем как груз будет отправлен брокеру.
Перед отправкой ставки водитель ОБЯЗАН проверить даты и время загрузки и доставки, количество и вес груза, прочитать NOTES – при получении ставки через приложение OVN Drive, если водитель не запрашивает уточнений или не задает вопросы по соответствующему грузу то все коменратии указанные под данным грузом диспетчер по умолчанию принимает всю информацию как достоверную и подтвержденую водителем!!! В случае языкового барьера либо недопонимания абревиатур либо необходимых услуг которые запрашивает брокер в коментариях к грузу УТОЧНЯЙТЕ ВСЕ ИНТЕРЕСУЮЩИЕ ВАС ВОПРОСЫ У ВАШЕГО ДИСПЕТЧЕРА!
В случае необходимости водитель должен созвониться с отравителем либо получателем груза если он получает или доставляет груз вне рабочего времени либо на места с усилинной охраной либо для получения директив по маршруту.
Если водителю непонятны термины сокращения водитель перед отправкой ставки должен позвонить и уточнить информацию у диспетчеров компании OVN LLC.
Если водитель поставил ставку тем самым он подтверждает, что согласен с описанными условиями и берет на себя обязанность прибыть на загрузку и доставить груз вовремя и в сохранности.
Водитель не может ставить на несколько грузов одновременно!
В случае, если водитель выиграл ставку, он не имеет права отказаться от данного груза. Компания ОВН оставляет за собой право на приостановление доступа к приложению на неопределенный срок либо полного удаления учтной записи.
После получения информации о месте загрузки, водитель обязан сообщить диспетчеру что информация получена и сообщить (приблизительное время прибытия - ETA) до места загрузки.
Водитель ОБЯЗАН сообщить диспетчеру:

Время прибытия на место загрузки.
После загрузки (предоставить фотографии закрепленного груза и документов).
О длительных остановках в пути (более 30 минут с указанием текущего зипкода и точном времени возобновления движения).
О завершении разгрузки (ОБЯЗАТЕЛЬНО указать Имя Фамилию человека, принявшего груз, дату и время)
Не позже 2 х часов после разгрузки отправить скан копию POD в формате *.pdf на емейл POD@OVN.LLC (используйте для этого приложения CamScan, OfficeScan, TinnyScanner и т.д.) в теме письма необходимо написать номер юнита и штаты откуда и куда шёл груз (пример POD UNIT # 0000 TX-IL).

При нарушении данных пунктов водитель может быть оштрафован на сумму 5-50% от стоимости груза!
В случае если на загрузке или разгрузке требуется помощь водителя он обязан сообщить об этом диспетчеру и без получения подтверждения от диспетчера не прикасаться к грузу так как брокер должен подветрить что данная услуга будет дополнительно оплачена (если ручная загрузка или разгрузка не была прописана изначально в описании груза при ставке)

ДОПОЛНИТЕЛЬНІЕ ПЛАТЕЖИ И АБРЕВИАТУРЫ:

DETENTION. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ, что если водитель имеет четко назначенное время загрузки но прибыл раньше, либо есть временные рамки загрузки/разгрузки, время начнет считаться, только после времени указанного в подтверждении груза. Ожидание меньше 2 часов не оплачивается. Оплата задержки $20 за каждый час простоя начиная с 3го часа. Максимальная оплата за задержку $160 (до 8 часов).
TONU/CANCEL Если груз отменен в первые 30 минут после получения информации это не оплачивается. Гарантированная Оплата за отменненый груз $75.
LAYOVER оплачивается в размере $75, если Вам пришлось ждать более 8 часов, чтоб загрузиться/выгрузиться. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ, что, если у Вас есть точное время разгрузки, а Вы приехали раньше, Вас могут не разгрузить.
PLEASE NOTE что LAYOVER, DETENTION и TONU взаимоисключают друг друга. Вы можете получить лишь один из этих видов платежей.
РУЧНАЯ ЗАГРУЗКА/РАЗГРУЗКА В случае если на загрузке или разгрузке требуется помощь водителя он обязан сообщить об этом диспетчеру и записать эту информацию на документах без получения подтверждения от диспетчера не прикасаться к грузу (если ручная загрузка или разгрузка не была п рописана изначально в описании груза при ставке). Если вес груза от 100 до 250 паундов - оплата $25. От 500 lbs до 1500 lbs - $1 за 10 lbs. Свыше 1500 lbs - $150.

ПОЛОМКИ:

О любой поломке либо неисправности водитель должен сообщить диспетчеру незамедлительно.
Если машина неисправна либо поломана Вам необходимо:

Попытаться добраться до ближайшей станции технического обслуживания по наиболее сокращенному маршруту.
Предоставить доказательство поломки (фотографии неисправной детали и знак с приборной панелли “Аварийный режим - Check Engine”)
Не пытаться продолжать движение с поломками.
Убедитесь, что Вы сохранили чеки, после того как ремонт окончен.

Водитель обязан предоставить чек с СТО и эвакуатора если поломка произошла во время доставки груза.

АВАРИИ:

Что нужно делать в случае аварии?

Получить медицинскую помощь в случае необходимости и связаться с соответственными службами. Скорая, полиция, пожарные.
Сообщите немедленно о происшествии. Следуйте инструкциям диспетчера.
Попросите свидетелей оставить их имена, адреса, контактные телефоны.
Вам необходимо получить следующую информацию от полиции и всех участников аварии (имя офицера, номер его значка, номер дела, номер страхового полиса второй стороны, контактный телефон и электорнную почту).
Придерживайтесь фактов. Не признавайте вину, если ее нет.
Не привлекайте не нужные стороны к данной ситуации.
Водитель обязан предоставить все документы, связанные с данной аварией. (страховка, фото прав, регистрации)
Если водитель нарушил вышеуказанную процедуру по пунктам, все финансовые обязательства могут быть перенаправлены на водителя.
Если водитель признан виновным, все расходы должны быть покрыты страховой компанией водителя.

ПОВРЕЖДЕННЫЕ ГРУЗЫ:

Примите все меры предосторожности, чтобы избежать финансовых обязательств:

Проверьте груз при загрузке. Если есть повреждения Вы должны сообщить от этом диспетчерам немедленно и сделать фотофиксацию повреждений.
Сообщите о проблеме работникам склада на загрузке.
Убедитесь, что в BOL указана информация о повреждении.
Всегда используйте ремни чтобы зафиксировать груз.
Будьте внимательны и обращайте внимание на все детали при загрузке и разгрузке грузов.
Если водитель нарушил вышеуказанную процедуру по пунктам, все финансовые обязательства могут быть перенаправлены на водителя.
Если водитель признан виновным, все расходы должны быть покрыты страховой компанией водителя.